Continuous Improvement untuk Manajemen Logistik

Article in English version can be accessed here.

Manajemen logistik menjadi sebuah kegiatan yang menuntut industri logistik untuk selalu memastikan proses dan biaya dapat terjadi seefisien mungkin. Di sisi lain, perbaikan terus menerus juga menjadi tantangan berat bagi industri logistik untuk mencapai efektifitas dan efisiensi yang diharapkan agar bisnis dapat berjalan secara berkelanjutan. Tercapainya hal tersebut tentunya sangat bergantung pada analisis yang akurat. Kebutuhan akan analisis yang akurat ini hanya dapat diakomodir dengan tersedianya data yang valid sehingga dapat diperoleh insight berdasarkan data tersebut. Oleh karena itu, data menjadi komponen krusial untuk mencapai kondisi yang efektif dan efisien pada manajemen proses logistik.

Menurut data KADIN (Kamar Dagang dan Industri) Indonesia, Biaya Logistik Indonesia mencapai 24% dari total PDB (Pendapatan Domestik Bruto) atau senilai Rp 1.820 Triliun per tahun. Persentase biaya ini paling tinggi dibandingkan negara-negara lain seperti Malaysia sebesar 15% dan Amerika serta Jepang yang persentasenya berada dibawah 10%. Persentase biaya logistik di Indonesia juga menduduki peringkat tertinggi di dunia.

Lantas, apa komponen yang yang memiliki porsi besar pada biaya logistik secara keseluruhan? Menurut LP3EI (Lembaga Pengkajian Penelitian dan Pengembangan Ekonomi) ada 3 komponen biaya utama yang menyebabkan proporsi yang tinggi:

Jika melihat pada performa Industri Logistik Nasional tersebut, maka peluang untuk melakukan perbaikan dan efisiensi sangat terbuka lebar. Apabila penghematan dapat dilakukan (terutama pada ketiga komponen biaya di atas), tentunya akan berdampak baik pada perusahaan, seperti keterjangkauan harga produk di masyarakat. Pada akhirnya akan berdampak pada efektivitas dan efisiensi perusahaan sendiri.

Upaya untuk menjalankan perbaikan secara terus menerus atau continuous improvement dapat dilakukan dengan menerapkan Continuous Improvement Program (CIP). CIP dirancang dengan tujuan utama yakni mencapai proses bisnis yang efektif dan efisien. Kaizen menjadi salah satu strategi untuk menerapkan CIP. Strategi ini merupakan sebuah siklus yang terus menerus dilakukan guna melakukan perbaikan pada proses bisnis.

Salah satu tahapan penting pada siklus ini adalah kemampuan dalam menganalisis performa bisnis saat ini melalui data yang ada di lapangan. Data yang aktual dan faktual menjadi penting untuk menarik kesimpulan terhadap kondisi dari proses bisnis yang terjadi saat ini. Kebutuhan akan data yang akurat tersebut menjadi krusial untuk menghasilkan laporan yang benar-benar menggambarkan kondisi di lapangan dan juga berdampak pada perumusan strategi perbaikan pada tahap selanjutnya. Oleh karena itu, data yang diperoleh dari lapangan seharusnya merupakan data yang diekstraksi dari proses bisnis tanpa adanya intervensi karena adanya intervensi terhadap data dapat menyembunyikan kejadian-kejadian aktual di lapangan. Solusi yang dapat memfasilitasi kebutuhan tersebut adalah dengan melakukan digitalisasi proses bisnis pada perusahaan.

Secara garis besar siklus Continuous Improvement dapat terdiri atas beberapa tahap:

Data yang aktual dan faktual menjadi penting untuk menarik kesimpulan terhadap kondisi dari proses bisnis yang terjadi saat ini. Kebutuhan akan data yang akurat tersebut menjadi krusial untuk menghasilkan laporan yang benar-benar menggambarkan kondisi di lapangan dan juga berdampak pada perumusan strategi perbaikan pada tahap selanjutnya. Oleh karena itu, data yang diperoleh dari lapangan seharusnya merupakan data yang diekstraksi dari proses bisnis tanpa adanya intervensi karena adanya intervensi terhadap data dapat menyembunyikan kejadian-kejadian aktual di lapangan.

2. Melibatkan seluruh pihak

Kesuksesan dari program CIP bergantung pada kesadaran, keterlibatan dan komitmen seluruh pihak yang terkait. Seluruh tim logistik yang terlibat harus mengetahui tujuan utama CIP yang akan dijalankan. Serta bersedia untuk mensukseskan strategi perbaikan yang akan dilaksanakan. Ketika seluruh tim telah memiliki komitmen dan kesamaan visi dalam mensukseskan CIP, maka semua pihak dapat menjalankan program seirama sehingga akan membawa dampak positif bagi perusahaan.

3. Lakukan analisa perbaikan

Tahapan selanjutnya dari penyusunan strategi CIP adalah dengan melakukan analisa terhadap proses bisnis saat ini. Analisa dapat dilakukan dengan menggali data operasional, keuangan dan data penunjang lain. Berlandaskan data tersebut kita dapat melakukan komparasi antara kondisi saat ini dengan standar yang seharusnya atau target-target yang seharusnya dicapai. Proses analisis ini dapat mengarahkan kita pada kemungkinan permasalahan yang terjadi dan analisis ini sangat bergantung pada data aktual di lapangan sehingga ketidakakuratan data dapat meningkatkan potensi untuk kesalahan interpretasi masalah.

4. Susun strategi rencana perbaikan

Setelah simpul-simpul masalah telah teridentifikasi, maka langkah selanjutnya adalah penyusunan skala prioritas. Dengan menyusun skala prioritas, tentunya kita dapat mengetahui permasalahan-permasalahan mana yang harus segera kita perbaiki terlebih dahulu. Berdasarkan skala prioritas tersebut, penyusunan berbagai strategi dan rencana perbaikan dapat dirancang. Dalam rencana perbaikan tersebut juga harus disusun menjadi aksi-aksi kecil yang dapat dieksekusi oleh seluruh tim sehingga rencana perbaikan juga tersebut dapat diukur tingkat kesuksesannya melalui matrik-matrik yang jelas. Dengan menyusun matrik tersebut, seluruh pihak yang terlibat tahu apa yang harus dicapai pada strategi perbaikan tersebut.

5. Eksekusi yang melibatkan seluruh pihak dan pantau kondisi performa logistik secara berkala

Eksekusi rencana-rencana perbaikan terhadap manajemen logistik harus dijalankan oleh seluruh stakeholder dengan maksimal. Rencana yang telah diterjemahkan terhadap aksi satuan terkecil tentunya akan mempermudah untuk pemantauan akan keberlanjutan pelaksanaan dan pencapaian perbaikan.

Agar kita terus menerus dapat memperoleh data dan informasi terkait dengan pelaksanaan perbaikan tentunya kita memerlukan dashboard yang bisa memberikan indikasi terhadap progress perbaikan yang telah dilakukan atau belum sesuai. Sehingga jika terdapat potensi strategi yang belum dijalankan secara optimal kita bisa menerapkan tindakan preventif atau korektif agar rencana perbaikan sesuai dengan target yang telah dicanangkan.

6. Lakukan evaluasi dan susun rencana pengembangan berikutnya

Perbaikan secara berkelanjutan sebenarnya merupakan sebuah siklus yang terus berputar sehingga kita bisa secara terus menerus melakukan evaluasi terhadap strategi perbaikan yang telah dilaksanakan dan merumuskan kembali peluang-peluang perbaikan yang dapat memberikan dampak optimal pada efisiensi dan efektivitas proses bisnis perusahaan.

Dengan menjalankan siklus Continuous Improvement Program, diharapkan bisa memberikan sumbangsih terhadap penurunan biaya logistik sehingga dapat memberikan keuntungan yang lebih pada perusahaan. Serta meningkatkan nilai kompetitif perusahaan dibanding dengan kompetitor.

Related posts:

The cryptocurrency trend is moving forward at a full pace. New crypto businesses are popping up everywhere. One of the biggest trends and business opportunities seems to be a cryptocurrency exchange…

This lesson was contributed by Pragnya (3rd grade student) and her mother Dr. Bhairavi Sudarshan. The Build and Talk Learning workflow consists of three main steps: Pragnya and Dr. Bhairavi are…

This is one of the 1st milestones a mother has to face in her motherhood journey and no matter how easy it sounds, it’s not. Some pregnant mothers educate themselves about it by attending classes or…